Algemene Voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en boekingen tussen de klant (hierna "Opdrachtgever" genoemd) en We're Called Ed (hierna "Uitvoerder" genoemd) met betrekking tot het leveren van een act of performance.
1. Boeking en Overeenkomst
• Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en boekingen tussen de klant (hierna "Opdrachtgever" genoemd) en We're Called Ed (hierna "Uitvoerder" genoemd) met betrekking tot het leveren van een act of performance.
• Een boeking wordt als definitief beschouwd nadat de Opdrachtgever de offerte of het boekingsformulier schriftelijk of digitaal (via e-mail) heeft bevestigd en de vereiste voorschotbetaling is voldaan.
• De overeenkomst omvat de overeengekomen datum, tijd, locatie, act en het totale overeengekomen honorarium, zoals gespecificeerd in de schriftelijke bevestiging.
2. Prijzen en Betaling
2.1 Voorschot
• Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient de Opdrachtgever bij een definitieve boeking een voorschot van 15% van het totale overeengekomen honorarium te betalen. Dit voorschot dient betaald te zijn binnen de op de factuur vermelde termijn. De boeking is pas gegarandeerd na ontvangst van het voorschot.
2.2 Saldo
• Het resterende bedrag (het saldo) van het honorarium dient uiterlijk op de overeengekomen datum van het event betaald te worden, tenzij anders vermeld op de factuur.
2.3 Bij niet-tijdige betaling
• Bij niet-tijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke bepalingen van toepassing, waaronder een verwijlintrest van 1% per maand en een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande factuurbedrag (met een minimum van € 50).
3. Annulatie door de Opdrachtgever
Annulatie door de Opdrachtgever dient steeds schriftelijk (via e-mail) te gebeuren. Indien de Opdrachtgever de definitieve boeking geheel of gedeeltelijk annuleert, zijn de volgende voorwaarden van toepassing:
3.1 Tot 1 maand voor het event
• Bij annulatie wordt enkel het betaalde voorschot van 15% ingehouden door de Uitvoerder als compensatie voor de gereserveerde tijd en administratieve kosten (of als annuleringskost gefactureerd indien dit nog niet voldaan was).
3.2 Tussen 1 maand en 2 weken voor het event
• De Opdrachtgever is 50% van het totale overeengekomen honorarium verschuldigd (inclusief het voorschot, exclusief verplaatsingskosten).
• Uitzondering: Deze kost vervalt en valt terug naar 15% indien de annulatie te wijten is aan aantoonbare overmacht (zie Artikel 6).
3.3 Tussen 2 weken en 48 uur voor het event
De Opdrachtgever heeft de keuze uit twee opties:
• Optie A (Definitieve annulatie): De Opdrachtgever betaalt 80% van het totale honorarium (inclusief voorschot, exclusief verplaatsingskosten).
• Optie B (Herboeking): De Opdrachtgever betaalt 50% van het totale honorarium als annuleringskost, onder de strikte voorwaarde dat de Opdrachtgever en Uitvoerder binnen de 2 maanden schriftelijk een nieuwe datum overeenkomen voor dezelfde (of een gelijkwaardige) act, die plaatsvindt binnen de 12 maanden na de oorspronkelijke datum. Indien er geen nieuwe datum wordt gevonden, vervalt Optie B en is Optie A alsnog van toepassing.
3.4 Binnen 48 uur voor het event (of no-show)
• Bij annulatie minder dan 48 uur voor de aanvangstijd, of indien de Opdrachtgever in gebreke blijft op de dag zelf, is de Opdrachtgever 100% van het totale overeengekomen honorarium verschuldigd (exclusief niet-gemaakte verplaatsingskosten). Verplaatsing naar een nieuwe datum is op dit punt niet meer mogelijk onder gereduceerd tarief.
4. Annulatie door de Uitvoerder
• Indien de Uitvoerder door overmacht (ziekte, ongeval, of andere dwingende onvoorziene omstandigheden) genoodzaakt is de act te annuleren, zal de Uitvoerder de Opdrachtgever hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
• De Uitvoerder zal zich maximaal inspannen om, in overleg, een gelijkwaardige vervangende act voor te stellen of de opdracht te verplaatsen.
• Indien geen vervanging of verplaatsing mogelijk of gewenst is, zal de Uitvoerder het reeds betaalde voorschot integraal terugbetalen. De Uitvoerder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige andere (gevolg)schade of kosten van de Opdrachtgever.
5. Technische Vereisten en Logistiek (Praktisch)
De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het voorzien van de overeengekomen faciliteiten om de performance optimaal te laten verlopen:
• De faciliteiten zoals vermeld in de rider of overeenkomst (geluid, licht, speelruimte). Indien hier niet aan voldaan wordt en de performance hierdoor in gevaar komt, behoudt de Uitvoerder zich het recht voor de act aan te passen of te annuleren zonder terugbetaling van het honorarium.
• Een veilige, afsluitbare ruimte die kan dienen als kleedkamer.
• Voldoende drank (water/fris) en, indien de aanwezigheid op de locatie de duur van 4 uur overschrijdt, een volwaardige maaltijd voor de aanwezige artiesten/crew.
• Auteursrechten: Eventuele heffingen voor intellectuele eigendomsrechten (zoals SABAM of de Billijke Vergoeding) vallen integraal ten laste van de organisator/Opdrachtgever.
6. Overmacht
• Onder overmacht wordt verstaan: elke onvoorziene, van de wil onafhankelijke omstandigheid die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert (zoals overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden die de locatie onbereikbaar/onveilig maken, of nationaal alarm).
• Tegenvallende ticketverkoop of publieke opkomst, evenals slecht weer bij een openluchtevenement zonder adequate beschutting, gelden uitdrukkelijk niét als overmacht.
7. Promotie en Beeldmateriaal
• De Opdrachtgever heeft het recht om de door de Uitvoerder verstrekte promotiefoto's en teksten te gebruiken ter aankondiging van het evenement.
• De Uitvoerder behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement foto- of videomateriaal te maken voor eigen promotionele doeleinden, tenzij de Opdrachtgever vooraf uitdrukkelijk schriftelijk bezwaar maakt (bijv. in het kader van privacy op besloten bedrijfsfeesten).
8. Aansprakelijkheid
• De Uitvoerder is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook (inclusief schade aan materialen, locatie of derden) die ontstaat tijdens of naar aanleiding van de uitvoering van de opdracht, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid. De maximale aansprakelijkheid van de Uitvoerder is te allen tijde beperkt tot het factuurbedrag van de desbetreffende boeking.
9. Toepasselijk Recht en Geschillen
• Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.
• Alle geschillen die uit deze overeenkomst of de uitvoering daarvan voortvloeien, zullen exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van de vestigingsplaats van de Uitvoerder.